Een overstap van een ERP-systeem zoals Exact Online naar Odoo is geen kwestie van een simpele klik. Het raakt de kern van je organisatie, van financiën en verkoop tot voorraadbeheer en projectadministratie. Een verkeerde aanpak kan de bedrijfsvoering flink verstoren, maar met een goed doordachte planning kan de migratie beheerst en stapsgewijs verlopen, zonder chaos.
De eerste stap is een grondige analyse en voorbereiding. In deze fase breng je in kaart wat goed werkt in het huidige systeem, welke processen verbeterd of geautomatiseerd kunnen worden en welke Odoo-modules essentieel zijn voor jouw organisatie. Demo’s en testomgevingen helpen bij het vastleggen van functionele eisen, terwijl betrokkenheid van alle sleutelgebruikers cruciaal is. Het aanstellen van een interne projectleider en samenwerken met een ervaren Odoo-partner legt de basis voor een soepele overgang.
Vervolgens komt de datamigratie en inrichting van het systeem. De Odoo-omgeving wordt opgezet, workflows en gebruikersrechten worden ingericht, en data uit Exact Online wordt geëxporteerd, opgeschoond en geïmporteerd. Koppelingen met boekhouding, webshop of banksystemen worden klaargezet. Dit is vaak het meest kritieke deel van het traject. Het is belangrijk om goed te bepalen welke data echt nodig is in Odoo; volledige financiële historie overzetten kan, maar is niet altijd praktisch.
Daarna volgt de test- en trainingsfase. In deze periode controleren medewerkers of processen correct verlopen en of alle gegevens juist zijn overgezet. Training op maat per rol, bijvoorbeeld voor boekhouding, verkoop of magazijn, zorgt ervoor dat iedereen vertrouwd raakt met het nieuwe systeem. Het “train the trainer”-principe werkt goed: een paar key users worden opgeleid om later collega’s te begeleiden.
De livegang wordt zorgvuldig gepland, bij voorkeur aan het begin van een nieuwe boekingsperiode of kwartaal. Het oude systeem wordt tijdelijk bevroren voor invoer, de laatste datamigratie wordt uitgevoerd en communicatie naar medewerkers is essentieel. Een korte overlap van één tot twee weken zorgt dat medewerkers naslag en controle kunnen uitvoeren.
Ook na de livegang blijft begeleiding belangrijk. Dagelijkse check-ins met gebruikers, snelle oplossing van issues en procesoptimalisaties zorgen voor een stabiele overgang. Binnen een maand kan een evaluatie met de Odoo-partner helpen om verbeteringen door te voeren en extra functionaliteiten te activeren.
De totale doorlooptijd van een overstap van Exact Online naar Odoo ligt doorgaans tussen de tien en zestien weken, afhankelijk van de complexiteit van de organisatie, het aantal gebruikers en de gekozen modules.
Met een gestructureerde aanpak hoeft een overstap naar Odoo geen hoofdpijnproject te zijn. Analyse, testen en duidelijke communicatie zorgen dat je bedrijf tijdens de migratie soepel blijft draaien. Een ervaren Odoo-partner ondersteunt niet alleen technisch, maar bewaakt ook tempo, prioriteiten en gebruikersadoptie.
Wil je meer weten?
Overweeg je een overstap van Exact naar Odoo, of wil je eerst sparren over de mogelijkheden? Neem contact op, wij denken graag met je mee en helpen je organisatie klaar te maken voor een toekomstbestendig ERP-systeem. We zijn te bereiken op nummer 010-2709181