Wat kost een overstap naar Odoo?

Wanneer bedrijven zich oriënteren op een nieuw ERP-systeem, is één van de eerste vragen: wat kost een overstap naar Odoo? Een begrijpelijke vraag, maar er is geen standaardprijs. De uiteindelijke investering hangt af van de grootte van je organisatie, de complexiteit van je processen en de manier waarop je Odoo wilt inzetten.

In deze blog leggen we uit welke kosten je kunt verwachten en welke factoren van invloed zijn op de investering.

1. Odoo-licenties

Odoo werkt met een licentiemodel per gebruiker. In tegenstelling tot veel andere ERP-systemen hoef je geen aparte modules of apps aan te schaffen. Met één licentie krijg je toegang tot alle Odoo-apps en functionaliteiten. Je bepaalt zelf welke apps je gebruikt en welke je uitschakelt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Boekhouding
• CRM
• Verkoop
• Inkoop
• Voorraad
• Productie
• Projecten
• Urenregistratie
• Website
• Webshop
• Helpdesk
• Marketing Automation
• E-mailmarketing

De licentiekosten van Odoo zijn bovendien verrassend laag. Vanaf € 19,90 per gebruiker per maand kun je al gebruikmaken van Odoo Online inclusief alle apps.

Er zijn verschillende licentievormen beschikbaar. Laat je daarom altijd adviseren door een ervaren Odoo-implementatiepartner. Die kijkt niet alleen naar de kosten, maar vooral naar welke licentie het beste aansluit op jouw organisatie en toekomstplannen.

2. Implementatie

De implementatie is vaak de grootste investering. Tijdens deze fase wordt Odoo ingericht op basis van jouw bedrijfsprocessen.

Denk hierbij aan:

• inrichting van de administratie;
• gebruikers en rechten;
• workflows;
• rapportages;
• automatiseringen;
• testen;
• begeleiding tijdens de livegang.

Hoe meer processen je wilt automatiseren, hoe uitgebreider de implementatie.

Veel bedrijven kunnen een deel van de inrichting prima zelf uitvoeren. Wil je er zeker van zijn dat Odoo optimaal wordt ingericht en je geen belangrijke functionaliteiten mist? Dan is het verstandig om samen te werken met een ervaren Odoo-implementatiepartner.

Kies bij voorkeur voor een Gold Partner. Gold Partners beschikken over veel ervaring, gecertificeerde consultants en hebben al tientallen tot honderden implementaties succesvol afgerond.

Wil je juist veel zelf doen en alleen ondersteuning wanneer dat nodig is? Dan zijn er ook implementatiepartners die flexibele begeleiding aanbieden. Zo kun je zelf de regie houden, terwijl je altijd kunt terugvallen op een specialist wanneer je vragen hebt of vastloopt. dooIT is een Odoo Gold partner die flexibele begeleiding aanbiedt. 

3. Datamigratie

Vrijwel iedere organisatie wil bestaande gegevens meenemen naar Odoo. Welke data wordt overgezet, verschilt per organisatie.

Veel voorkomende migraties zijn:

• klanten;
• leveranciers;
• artikelen;
• openstaande posten;
• financiële gegevens;
• voorraad;
• historische transacties;
• documenten.

De kosten van een datamigratie hangen af van de kwaliteit van de bestaande data en van het ERP-systeem waarvan je overstapt. Hoe beter de brongegevens, hoe sneller en voordeliger de migratie meestal verloopt.

4. Koppelingen

Werk je naast je ERP-systeem met andere software? Denk bijvoorbeeld aan:

• een webshop;
• een kassasysteem;
• salarissoftware;
• een WMS;
• BI-oplossingen.

Bij veel ERP-systemen zijn tientallen koppelingen nodig om alle bedrijfsprocessen met elkaar te laten samenwerken.

Met Odoo is dat vaak anders. Omdat vrijwel alle bedrijfsprocessen binnen één geïntegreerd platform plaatsvinden, zijn veel externe koppelingen niet meer nodig. Dat bespaart niet alleen licentiekosten, maar vermindert ook het beheer en voorkomt dubbele invoer.

Een Odoo-partner kan samen met jou bepalen welke koppelingen overbodig worden en welke koppelingen eventueel nog wel nodig zijn.

5. Training

Een goed ingericht ERP-systeem is belangrijk, maar uiteindelijk moeten medewerkers er prettig en efficiënt mee kunnen werken.

Door gebruikers tijdig te trainen:

• wordt Odoo sneller geaccepteerd;
• worden minder fouten gemaakt;
• haal je sneller rendement uit de software;
• verloopt de overgang naar het nieuwe systeem een stuk soepeler.

Een goede training verdient zichzelf daarom vaak snel terug.

6. Ondersteuning na de livegang

Na de implementatie begint het echte werken met Odoo. Dan is het prettig om te kunnen rekenen op een partner die je ondersteunt wanneer dat nodig is.

Denk hierbij aan:

• gebruikersvragen;
• nieuwe functionaliteiten;
• optimalisaties;
• updates;
• uitbreiding met extra apps;
• advies over verdere automatisering.

Veel organisaties kiezen daarom voor een support- of succesabonnement bij een Odoo gold partner, zodat zij altijd snel geholpen worden.

Wat bepaalt uiteindelijk de prijs?

De totale investering hangt onder andere af van:

• het aantal gebruikers;
• het aantal bedrijven of administraties (Multi Company);
• de complexiteit van de bedrijfsprocessen;
• de hoeveelheid over te nemen data;
• eventuele koppelingen;
• branche-specifieke wensen;
• de mate waarin je zelf werkzaamheden uitvoert.

Een organisatie met tien gebruikers vraagt vanzelfsprekend om een andere implementatie dan een internationale onderneming met meerdere vestigingen.

Is Odoo duur?

Dat hangt af van waarmee je vergelijkt.

Veel organisaties stappen over van systemen zoals Exact Online, Exact Globe, AccountView, Unit4/Exact Multivers, AFAS of Microsoft Dynamics Business Central.

In veel gevallen blijkt Odoo juist een voordelige keuze. Niet alleen vanwege de lage licentiekosten, maar vooral doordat meerdere bedrijfsprocessen binnen één geïntegreerd platform worden samengebracht. Hierdoor zijn minder losse softwarepakketten, minder koppelingen en minder dubbele invoer nodig. De grootste besparing zit daarom niet alleen in de softwarekosten, maar vooral in efficiëntere processen, minder beheer en een hogere productiviteit.

Wat kost een overstap naar Odoo?

Er is geen vaste prijs voor een Odoo-implementatie. Iedere organisatie is anders en vraagt om een aanpak die past bij de bedrijfsprocessen, ambities en groeiplannen.

Ben je benieuwd wat een overstap naar Odoo jouw organisatie kost? Wij maken graag een vrijblijvende inventarisatie en geven je een transparante kostenindicatie. Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent en kom je achteraf niet voor verrassingen te staan.

Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over de slimste én meest kostenefficiënte route naar Odoo. Bel vandaag nog: 010 - 270 91 81. We helpen je graag verder.